ÉCOLE DOCTORALE SPIM

L’ÉCOLE DOCTORALE SPIM VOUS AIDE
DURANT TOUTE VOTRE THÈSE

ATTENTION : chaque établissement possède ses procédures spécifiques. 

Vous devez donc suivre celles qui s’appliquent à votre établissement d’inscription en thèse (UMLP, SupMicrotech, UTBM ou UBE)

 

Nous vous rappelons qu’un dossier envoyé dans les délais et complet, c’est un dossier qui pourra être traité par le secrétariat, et un remboursement qui vous parviendra rapidement. 

Vous êtes doctorant
à l'Université Marie et Louis Pasteur (UMLP) ou à SupMicrotech (ENSMM)

 

CONTACT : Madame Alika ROSSETTI  (alika.rossetti@umlp.fr)

 

1) VOUS SUIVEZ UNE  FORMATION DU CATALOGUE

(https://collegedoctoral.ubfc.fr/formations-2/doctorants/)

L’école doctorale SPIM vous rembourse directement à 100%.

 

– AVANT LA MISSION : au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France, et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger, vous devez transmettre PAR MAIL UNIQUEMENT les documents suivants au secrétariat de l’école doctorale en un seul PDF (un seul dossier par formation concernée) :

  • UNIQUEMENT  si vous n’êtes pas financé par un contrat doctoral UMLP : Ordre de mission SANS FRAIS de votre employeur ou attestation de non-paiement
  • Justificatif de déplacement (mail d’invitation, attestation d’inscription nominative…)
  • Relevé d’identité bancaire (RIB) – Obligatoire pour une première demande ou si vous avez changé de banque
  • Formulaire « Personne physique à créer » (pour la première demande): https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/Fiche-creation-tiers-2025-EPE.xlsx
  • Formulaire UMLP (AVEC FRAIS) « Demande d’autorisation de déplacement professionnel », rempli et signé par vous et votre directeur d’unité de recherche/laboratoire : https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/Formulaire-UMLP-demande-remboursement-formation-catalogue.xlsx
  • Si vous avez utilisé votre véhicule personnel : photocopie de votre permis de conduire, de la carte grise et de l’attestation d’assurance du véhicule. Si vous n’êtes pas le propriétaire du véhicule, vous devez joindre également une attestation de prêt sur l’honneur de la personne à qui appartient le véhicule utilisé. ATTENTION : Les trajets en transports en commun (train/bus) sont à privilégier au maximum. L’utilisation du véhicule personnel doit se faire uniquement si aucun transport en commun n’est proposé sur le trajet, si vous avez du matériel  encombrant à transporter (matériel informatique par exemple), ou si vous faites du covoiturage. Si ces critères ne sont pas respectés, le remboursement suite à l’utilisation du véhicule personnel sera remboursé au tarif SNCF 2è classe et non aux indemnités kilométriques. Si vous avez fait du co-voiturage, les doctorants qui ont fait le trajet avec vous doivent également avoir rempli et signé le Formulaire UMLP (AVEC FRAIS) « Demande d’autorisation de déplacement professionnel » signé par le directeur d’unité de recherche/laboratoire

BON A SAVOIR ! Si votre formation se fait sur plusieurs journées séparées, vous ne remplissez qu’une seule demande de remboursement pour la totalité des dates. Vous indiquerez le détail sur le formulaire.

 

– APRÈS LA MISSION :  vous devez transmettre PAR MAIL UNIQUEMENT les documents suivants au secrétariat de l’école Doctorale (dans le cas contraire, vous ne pourrez pas être remboursé) :

  • Tous les justificatifs de paiements (billets SNCF, tickets de bus, tram ou métro, autoroute, hôtels, tickets de péages, etc.), ou à défaut, un extrait de relevé de compte de votre banque montrant les paiements concernés (Les captures d’écran ou listes des frais engagés faits par le demandeur ne sont pas acceptées par l’UMLP). A NOTER : les repas sont remboursés au forfait, en fonction des horaires de votre formation. Si la formation se déroule à proximité d’un restaurant universitaire, le tarif « Restaurant Administratif » sera automatiquement appliqué.

BON A SAVOIR ! Sont acceptés pour le transport SNCF uniquement les billets originaux ou les e-billets. Vous devez veillez à les télécharger et les enregistrer avant la date de votre départ.

2) VOUS SUIVEZ UNE  FORMATION HORS CATALOGUE,

VOUS ALLEZ A UN CONGRES OU UNE CONFÉRENCE

 

L’école doctorale SPIM rembourse votre unité de recherche ou votre laboratoire jusqu’à 1000 € maximum par an par doctorant avec un plafond également limité à 50% du montant total de chaque mission.

 

– AVANT LA MISSION : au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger :

 
 

– APRÈS LA MISSION :

  • Vous remettez au gestionnaire administratif de votre unité de recherche/laboratoire l’ensemble des documents validés par l’école doctorale avant votre départ, nécessaires au remboursement des frais engagés. 

  • Le gestionnaire administratif de votre unité de recherche/laboratoire transmet l’état de liquidation (EL) avec les justificatifs de la mission (OM, demande de participation financière) au gestionnaire financier en charge des écoles doctorales à l’UMLP.

3) VOUS ADHÉREZ A UNE SOCIÉTÉ SAVANTE OU A UNE ASSOCIATION DE CHERCHEURS DANS LE CADRE DE VOTRE THÈSE

 

Une fois votre adhésion payée (par exemple à l’IEEE, l’OSA ou SPIE), il vous est possible d’être remboursé par l’école doctorale SPIM.

 

Vous devez transmettre au secrétariat de l’école doctorale, PAR MAIL UNIQUEMENT, les documents suivants :

Vous êtes doctorant à l'Université de Technologie Belfort-Montbéliard (UTBM)

 

CONTACT : Madame Caroline DELAMARCHE  (caroline.delamarche@utbm.fr)

 

1) VOUS SUIVEZ UNE  FORMATION DU CATALOGUE

(https://collegedoctoral.ubfc.fr/formations-2/doctorants/)

 

L’école doctorale SPIM vous rembourse directement à 100%.

 

– AVANT LA MISSION : au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France, et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger, vous devez transmettre PAR MAIL UNIQUEMENT les documents suivants au secrétariat de l’école doctorale en un seul PDF (un seul dossier par formation concernée) :

  • UNIQUEMENT  si vous n’êtes pas financé par un contrat doctoral UMLP : Ordre de mission SANS FRAIS UTBM, signé par vous et votre directeur d’unité de recherche/laboratoire : https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/ODM-UTBM.xlsx
  • Relevé d’identité bancaire (RIB) – Obligatoire pour une première demande ou si vous avez changé de banque
  • Formulaire « Personne physique à créer » (pour la première demande): https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/Fiche-creation-tiers-2025-EPE.xlsx
  • Formulaire UMLP (AVEC FRAIS) « Demande d’autorisation de déplacement professionnel », rempli et signé par vous et votre directeur d’unité de recherche/laboratoire : https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/Formulaire-UMLP-demande-remboursement-formation-catalogue.xlsx
  • Si vous avez utilisé votre véhicule personnel : photocopie de votre permis de conduire, de la carte grise et de l’attestation d’assurance du véhicule. Si vous n’êtes pas le propriétaire du véhicule, vous devez joindre également une attestation de prêt sur l’honneur de la personne à qui appartient le véhicule utilisé. ATTENTION : Les trajets en transports en commun (train/bus) sont à privilégier au maximum. L’utilisation du véhicule personnel doit se faire uniquement si aucun transport en commun n’est proposé sur le trajet, si vous avez du matériel  encombrant à transporter (matériel informatique par exemple), ou si vous faites du covoiturage. Si ces critères ne sont pas respectés, le remboursement suite à l’utilisation du véhicule personnel sera remboursé au tarif SNCF 2è classe et non aux indemnités kilométriques. Si vous avez fait du co-voiturage, les doctorants qui ont fait le trajet avec vous doivent également avoir rempli et signé le Formulaire UMLP (AVEC FRAIS) « Demande d’autorisation de déplacement professionnel » signé par le directeur d’unité de recherche/laboratoire

BON A SAVOIR ! Si votre formation se fait sur plusieurs journées séparées, vous ne remplissez qu’une seule demande de remboursement pour la totalité des dates. Vous indiquerez le détail sur le formulaire.

 

– APRÈS LA MISSION :  vous devez transmettre PAR MAIL UNIQUEMENT les documents suivants au secrétariat de l’école Doctorale (dans le cas contraire, vous ne pourrez pas être remboursé) :

  • Tous les justificatifs de paiements (billets SNCF, tickets de bus, tram ou métro, autoroute, hôtels, tickets de péages, factures d’hôtel, etc.), ou à défaut, un extrait de relevé de compte de votre banque montrant les paiements concernés (Les captures d’écran ou listes des frais engagés faits par le demandeur ne sont pas acceptées par l’UTBM). A NOTER : les repas sont remboursés au forfait, en fonction des horaires de votre formation. Si la formation se déroule à proximité d’un restaurant universitaire, le tarif « Restaurant Administratif » sera automatiquement appliqué.

BON A SAVOIR ! Sont acceptés pour le transport SNCF uniquement les billets originaux ou les e-billets. Vous devez veillez à les télécharger et les enregistrer avant la date de votre départ.

2) VOUS SUIVEZ UNE  FORMATION HORS CATALOGUE,

VOUS ALLEZ A UN CONGRES OU UNE CONFÉRENCE

 

L’école doctorale SPIM rembourse votre unité de recherche ou votre laboratoire jusqu’à 1000 € maximum par an par doctorant avec un plafond également limité à 50% du montant total de chaque mission.

 

– AVANT LA MISSION : au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger :

 
 

– APRÈS LA MISSION :

  • Vous remettez au gestionnaire administratif de votre unité de recherche/laboratoire l’ensemble des documents validés par l’école doctorale avant votre départ, nécessaires au remboursement des frais engagés.

3) VOUS ADHÉREZ A UNE SOCIÉTÉ SAVANTE OU A UNE ASSOCIATION DE CHERCHEURS DANS LE CADRE DE VOTRE THÈSE

 

Une fois votre adhésion payée (par exemple à l’IEEE, l’OSA ou SPIE), il vous est possible d’être remboursé par l’école doctorale SPIM.

 

Vous devez transmettre au secrétariat de l’école doctorale, PAR MAIL UNIQUEMENT,  les documents suivants :

Vous êtes doctorant à l'Université Bourgogne Europe (UBE)

 

CONTACT : Madame Céline DAUBIGNEY (celine.daubigney@ube.fr)

 

1) VOUS SUIVEZ UNE  FORMATION DU CATALOGUE

(https://collegedoctoral.ubfc.fr/formations-2/doctorants/)

L’école doctorale SPIM vous rembourse directement à 100%.

 

– AVANT LA MISSION : au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France, et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger, vous devez transmettre PAR MAIL UNIQUEMENT les documents suivants au secrétariat de l’école doctorale :

  • Formulaire UBE (AVEC FRAIS) rempli et signé par votre autorité administrative avec son nom et sa fonction en toutes lettres : https://mission.ube.fr/. Dans le cas d’une formation catalogue, le laboratoire ne doit pas signer la rubrique « Responsable des crédits ». Cette signature relève du Directeur de l’École doctorale. Merci de le préciser à votre laboratoire lorsque vous lui transmettez votre OM.
  • Justificatif de déplacement (mail d’invitation, attestation nominative d’inscription…)
  • Document récapitulatif des frais prévisionnels du déplacement avec le montant total prévisionnel (un document fait sur Word est valide), accompagné des justificatifs des montants annoncés (captures d’écran, devis, factures…)
  • S’il s’agit de votre premier déplacement avec votre véhicule personnel : photocopie de votre permis de conduire, de la carte grise et de l’attestation d’assurance du véhicule (mentionnant que vous êtes assuré pour les trajets professionnels). ATTENTION : Les trajets en transports en commun (train/bus) sont à privilégier au maximum. L’utilisation du véhicule personnel doit se faire uniquement si aucun transport en commun n’est proposé sur le trajet, si vous avez du matériel  encombrant à transporter (matériel informatique par exemple), ou si vous faites du covoiturage. Si ces critères ne sont pas respectés, le remboursement suite à l’utilisation du véhicule personnel sera remboursé au tarif SNCF 2è classe et non aux indemnités kilométriques. 
  • Pour votre première demande, le formulaire UBE « Personne physique à créer », accompagné de votre relevé d’identité bancaire (RIB) : https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/FMUL_creation_tiers_agent_ub_2019_01_111.xlsx

BON A SAVOIR ! Si votre formation se fait sur plusieurs journées séparées, vous ne faites qu’une seule demande de remboursement pour la totalité des dates. Vous indiquerez le détail sur le formulaire.

 

– APRÈS LA MISSION :  vous devez transmettre PAR MAIL (ou les originaux si vous êtes sur site) les documents suivants au secrétariat de l’école Doctorale (dans le cas contraire, vous ne pourrez pas être remboursé) :

  • Tous les justificatifs de paiements (billets SNCF, tickets de bus, tram ou métro, autoroute, hôtels, tickets de péages, factures d’hôtel, etc.), ou à défaut, un extrait de relevé de compte de votre banque montrant les paiements concernés. A NOTER : les repas sont remboursés au forfait, en fonction des horaires de votre formation. Vous devrez préciser s’ils ont été pris dans un restaurant administratif ou non. Si vous aviez la possibilité de vous rendre dans un restaurant universitaire, le tarif « Restaurant Administratif » sera automatiquement appliqué.

BON A SAVOIR ! Sont acceptés pour le transport SNCF uniquement les billets originaux ou les e-billets. Vous devez veillez à les télécharger et les enregistrer avant la date de votre départ.

Un état liquidatif vous sera ensuite transmis pour vérification et signature (document original à venir signer au secrétariat de l’École Doctorale SPIM si vous êtes sur place) et pour mise en paiement.

2) VOUS SUIVEZ UNE  FORMATION HORS CATALOGUE,

VOUS ALLEZ A UN CONGRES OU UNE CONFÉRENCE

 

L’école doctorale SPIM rembourse votre unité de recherche ou votre laboratoire jusqu’à 1000 € maximum par an par doctorant avec un plafond également limité à 50% du montant total de chaque mission.

 

– AVANT LA MISSION : au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger :

  • Vous validez avec vos encadrants votre participation à une conférence, à un congrès ou à une formation hors catalogue. Ensemble, vous identifiez une ligne de financement (établissement, numéro) avec votre unité de recherche/laboratoire
  • Vous établissez et faites signer un ordre de mission (OM) avec frais UBE : https://mission.ube.fr/ par votre directeur de thèse et votre directeur d’unité de recherche/laboratoire 
  • Vous remplissez et faites signer par le directeur d’unité de recherche/laboratoire le formulaire de demande de participation financière spécifique à l’école doctorale SPIM : https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/Formulaire-ED-SPIM-demande-de-participation-au-financement-dune-mission-dun-doctorant.pdf
  • Vous transmettez au secrétariat de l’école doctorale ces documents une fois signés, accompagnés des justificatifs des montants annoncés dans le formulaire de demande de participation financière (captures d’écran, devis, factures…)
  • La direction de l’École Doctorale signe le formulaire de demande de participation financière et le secrétariat le retourne au doctorant et au gestionnaire administratif de votre unité de recherche/laboratoire

BON A SAVOIR ! Selon l’organisation mise en place, le gestionnaire du laboratoire peut transmettre directement ces documents au secrétariat de l’École doctorale, à voir avec le laboratoire.

 
 

– APRÈS LA MISSION :

  • Vous remettez au gestionnaire administratif de votre unité de recherche/laboratoire l’ensemble des justificatifs des frais à votre charge, nécessaires à leur remboursement.

  • Le gestionnaire administratif de votre unité de recherche/laboratoire transmet l’état de liquidation (EL) au secrétariat de l’école doctorale qui versera sa participation à l’unité de recherche/laboratoire.

3) VOUS ADHÉREZ A UNE SOCIÉTÉ SAVANTE OU A UNE ASSOCIATION DE CHERCHEURS DANS LE CADRE DE VOTRE THÈSE

 

Une fois votre adhésion payée (par exemple à l’IEEE, l’OSA ou SPIE), il vous est possible d’être remboursé par l’école doctorale SPIM.

 

Vous devez transmettre au secrétariat de l’école doctorale les documents suivants :