1) VOUS SUIVEZ UNE  FORMATION DU CATALOGUE

(https://collegedoctoral.ubfc.fr/formations-2/doctorants/)

L’école doctorale SPIM vous rembourse directement à 100%.

– AVANT LA MISSION : au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger, vous devez transmettre PAR MAIL  les documents suivants au secrétariat de l’école doctorale en un seul PDF (un seul dossier par formation concernée) :

• UNIQUEMENT  si vous n’êtes pas financé par un contrat doctoral UMLP : Ordre de mission SANS FRAIS de votre employeur ou attestation de non-paiement
• Justificatif de déplacement (mail d’invitation, attestation d’inscription nominative…)
• Formulaire UMLP (AVEC FRAIS) « Demande d’autorisation de déplacement professionnel », rempli et signé par vous et votre directeur d’unité de recherche/laboratoire : https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/form_demande-remboursement-frais-mission-umlp-v9-1.xlsx
• Si vous avez utilisé votre véhicule personnel : photocopie de votre permis de conduire, de la carte grise et de l’attestation d’assurance du véhicule. Si vous n’êtes pas propriétaire du véhicule, vous devez joindre également une attestation de prêt sur l’honneur de la personne à qui appartient le véhicule utilisé. ATTENTION : Les trajets en transports en commun (train/bus) sont à privilégier au maximum. L’utilisation du véhicule personnel doit se faire uniquement si aucun transport en commun n’est proposé sur le trajet, si vous avez du matériel  encombrant à transporter (matériel informatique par exemple), ou si vous faites du covoiturage. Si ces critères ne sont pas respectés, le remboursement suite à l’utilisation du véhicule personnel sera remboursé au tarif SNCF 2è classe et non aux indemnités kilométriques. Si vous avez fait du co-voiturage, les doctorants qui ont fait le trajet avec vous doivent également avoir rempli et signé le Formulaire UMLP (AVEC FRAIS) « Demande d’autorisation de déplacement professionnel » signé par le directeur d’unité de recherche/laboratoire

BON A SAVOIR ! Si votre formation se fait sur plusieurs journées séparées, vous ne remplissez qu’une seule demande de remboursement pour la totalité des dates. Vous indiquerez le détail sur le formulaire.

– APRÈS LA MISSION :  vous devez transmettre PAR MAIL les documents suivants au secrétariat de l’école Doctorale (dans le cas contraire, vous ne pourrez pas être remboursé) :

• Tous les justificatifs de paiements (billets SNCF, tickets de bus, tram ou métro, autoroute, hôtels, tickets de péages, etc.), ou à défaut, un extrait de relevé de compte de votre banque montrant les paiements concernés (Les captures d’écran ou listes des frais engagés faits par le demandeur ne sont pas acceptées par l’UMLP). A NOTER : les repas sont remboursés au forfait, en fonction des horaires de votre formation. Si la formation se déroule à proximité d’un restaurant universitaire, le tarif « Restaurant Administratif » sera automatiquement appliqué.
• Relevé d’identité bancaire (RIB)
• Formulaire « Personne physique à créer »(pour la première demande): https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2026/01/Fiche-creation-tiers-2025-EPE.xlsx

BON A SAVOIR ! Sont acceptés pour le transport SNCF uniquement les billets originaux ou les e-billets. Vous devez veillez à les télécharger et les enregistrer avant la date de votre départ.