AIDES FINANCIERES

PROCÉDURES REMBOURSEMENTS FRAIS DE MISSIONS A DESTINATION DES DOCTORANTS

1er CAS : VOUS SUIVEZ UNE  FORMATION DU CATALOGUE UBFC

L’école doctorale SPIM vous rembourse directement à 100%.

Au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger :

• Joindre l’ordre de mission SANS FRAIS de l’établissement employeur ou l’attestation de non-paiement (si vous n’êtes pas personnel UMLP)
• Joindre le justificatif de déplacement (attestation inscription, lettre invitation, …)
• Remplir le formulaire UMLP (AVEC FRAIS) « Demande d’autorisation de déplacement professionnel », signé par vous et votre directeur d’unité de recherche :  https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2025/02/FORMULAIRE-DADP-A-UTILISER-POUR-LES-ED.xlsx

Ces 3 documents sont à transmettre au secrétariat de l’Ecole Doctorale AVANT la mission, pour validation et signature de la direction de l’école doctorale et de l’UMLP.

Après la mission :

• Transmettre les justificatifs de votre déplacement (billets SNCF, tickets de bus, tram ou métro, autoroute, hôtels…) à l’Ecole Doctorale. Pour les repas vous devez indiquer si vous avez mangé dans un Restaurant Universitaire.
• Transmettre le formulaire “Personne physique à créer” complété (https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2025/02/Fiche-creation-tiers-2025-EPE.xlsx), accompagné de votre relevé d’identité bancaire (RIB).

Attention sont acceptés pour le transport SNCF uniquement les billets originaux ou les e-billets. Vous devez veillez à les télécharger et les enregistrer avant la date de votre départ.

Si vous avez utilisé votre véhicule personnel vous devez fournir : photocopies du permis de conduire, carte grise attestation d’assurance.

ATTENTION : les trajets en transports en commun (train/bus) sont à privilégier. L’utilisation du véhicule personnel doit se faire uniquement si aucun transport en commun n’est proposé sur le trajet, si vous avez du matériel  encombrant à transporter (matériel informatique par exemple), ou si vous faites du covoiturage. Si ces critères ne sont pas respectés, le remboursement suite à l’utilisation du véhicule personnel sera remboursé au tarif SNCF 2è classe.

2ème CAS : VOUS ASSISTEZ A UNE FORMATION HORS CATALOGUE  OU A UN CONGRES

REMBOURSEMENT PRIS EN CHARGE PAR L’ED JUSQU’À 1000 EUROS PAR AN PAR DOCTORANT

Le laboratoire prend vos frais en charge et se fait rembourser par l’école doctorale à hauteur de 50% du montant total de votre mission.

Au moins 2 semaines avant  la mission si elle est en France et au moins 1 mois avant si elle est à l’étranger :

• Établir un ordre de mission AVEC FRAIS de votre établissement à donner au secrétariat de  votre laboratoire de rattachement pour signature. Pour les doctorants UMLP :  https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2025/02/FORMULAIRE-DADP-A-UTILISER-POUR-LES-ED.xlsx
• Remplir le formulaire « demande de participation au remboursement d’une formation hors catalogue ». Si vous êtes doctorant UMLP : https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2025/02/Annexe-5-Demande-de-participation-au-financement-dune-mission-dun-doctorant-1.pdf, et si vous êtes doctorant SUPMICROTECH ENSMM : https://spim.ubfc.fr/wp-content/uploads/sites/17/2025/02/Annexe-5-ENSMM-Demande-de-participation-au-financement-dune-mission-dun-doctorant-1.pdf . Cette demande doit être signée par votre directeur d’unité de recherche avant transmission à l’Ecole Doctorale.

Après la mission :

• Le laboratoire doit fournir l’état de liquidation ainsi que toutes factures nécessaire à la prise en charge (frais d’inscription…).
• Le laboratoire transmet les documents par mail au Gestionnaire financier UMLP en charge des écoles doctorales.
  

Pour toutes questions vous pouvez contacter :

–        Secrétaire de l’ED UMLP : Madame Alika ROSSETTI  (alika.rossetti@univ-fcomte.fr)

–        Secrétaire de l’ED UB : Madame Céline DAUBIGNEY (celine.daubigney@u-bourgogne.fr)

–        Secrétaire de l’ED UBTM : Madame Caroline DELARMACHE (caroline.delamarche@utbm.fr)