Le comité de suivi individuel comprend au minimum deux membres :

• Un membre spécialiste (HDR ou expérimenté en matière d’encadrement) de la discipline ou en lien avec le domaine de la thèse. Ce membre doit disposer d’une expertise suffisante dans le domaine de recherche du/de la doctorant.e pour s’assurer qu’il/ elle est capable de situer ses travaux dans le contexte scientifique international, présenter la démarche de recherche, l’originalité de ses travaux.

• Un membre non spécialiste (HDR ou expérimenté en matière d’encadrement) extérieur au domaine de recherche du travail de la thèse. Il est mandaté par l’ED plus particulièrement pour évaluer la partie formation et pour la détection des dysfonctionnements.

DES ENGAGEMENTS

Les membres du comité, en acceptant de participer au comité, s’engagent :

• à la confidentialité et à la discrétion. Lorsque les travaux présentent un caractère de confidentialité avéré, l’engagement de confidentialité sur les travaux peut être formalisé (voir ED).
• à prévenir les conflits, à ne pas être auteur de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste, de manquement à l’éthique de la recherche ou à l’intégrité scientifique, à faire cesser immédiatement ou anticiper les situations de conflit d’intérêts dans lesquelles il/elle pourrait se trouver.
• à être vigilant à repérer toute forme de conflit, de discrimination, de harcèlement moral ou sexuel ou d’agissement sexiste, tout manquement à l’éthique de la recherche ou à l’intégrité scientifique, tout conflit d’intérêt,
• à alerter l’école doctorale en cas d’identification d’une telle situation.

LE CALENDRIER

Le comité de suivi individuel du doctorant assure un accompagnement de ce dernier pendant toute la durée du doctorat.

Le membre du comité de suivi disposant d’une expertise dans le domaine de recherche du/de la doctorant.e devra rester indépendant et externe à la direction de thèse et aux travaux, tout au long du doctorat.

Le membre du comité de suivi non spécialiste précisera qu’il peut être contacté en cas de besoin en dehors de la réunion annuelle du comité de suivi.

Le comité de suivi se réunit obligatoirement avant l’inscription en deuxième année et ensuite avant chaque nouvelle inscription jusqu’à la fin du doctorat.

L’école doctorale SPIM souhaite que les réunions se déroulent avant l’été.

LA PRÉPARATION

L’ED envoie un tableau avec l’attribution des membres CSI pour chaque doctorant.e au doctorant.e, au directeur(trice) de thèse et aux membres CSI internes. 4 à 5 CSI par membre interne.

Le/la doctorant.e rédige et transmet au comité de suivi individuel la fiche « doctorant », modèle de l’ED une synthèse écrite de l’avancement de ses travaux et du contexte scientifique, son portfolio de compétences avec son plan de formation actualisé une semaine au moins avant chaque réunion avec le comité de suivi individuel. Le format de cette synthèse est défini par l’école doctorale.

L’équipe de direction du/de la doctorant.e fournit aux membres du comité la fiche « encadrant », modèle de l’ED au moins une semaine avant chaque réunion avec le comité individuel.

Le membre interne s’assurera que les documents arrivent bien dans les temps impartis.

LES RÉUNIONS ANNUELLES

Le/la doctorant.e et la direction de thèse sont à l’initiative de l’organisation de ces entretiens annuels (dates, salles).

Les entretiens sont organisés sous la forme de trois étapes distinctes :

• Présentation de l’objectif, contexte, avancement des travaux et projection sur la fin de la thèse, durée 20 minutes puis discussions (15 minutes)
• Entretien avec le doctorant sans la direction de thèse, durée environ 10 minutes
• Entretien avec la direction de thèse sans le doctorant, durée environ 10 minutes

Chacun est tenu à la discrétion sur ce qui aura été échangé au cours des entretiens et à la bienveillance.

Ces trois étapes d’un comité de suivi individuel peuvent se tenir éventuellement à des moments ou jours différents.

Il est recommandé que au moins lors de la première réunion le membre interne soit en présentiel. Sa mission est remboursée par l’ED. Si le collègue extérieur vient en présentiel à la réunion, sa mission ne sera pas remboursée par l’ED.

À L’ISSUE DE LA RÉUNION

À l’issue de sa réunion, le comité de suivi individuel formule des recommandations et transmet un rapport de l’entretien selon le modèle de l’ED à la direction de l’école doctorale qui pourra, si nécessaire, demander des révisions ou des compléments. Une fois le rapport validé par l’école doctorale, celui-ci est conservé par l’école doctorale et est transmis à la direction de thèse et au/à la doctorant.e.

→ Le rapport évalue les conditions de sa formation et les avancées de sa recherche, il peut souligner les points forts et les points d’amélioration.

→ Il formule des recommandations et des conseils.

→ Le comité de suivi donne un avis, sur la réinscription et, le cas échéant, sur la prolongation de la durée de la thèse.

Ce rapport qui peut être rédigé en anglais ou français est signé par les 2 membres du CSI uniquement. Le membre interne transmet ce rapport à la gestionnaire du site de rattachement du doctorant pour validation de la direction de l’Ecole doctorale :

• Alika ROSSETTI pour l’UMLP (ed.spim.besancon@ubfc.fr)
• Céline DAUBIGNEY pour l’UBE (ed.spim.dijon@ubfc.fr)
• Caroline DELAMARCHE pour l’UTBM (ed.spim.belfort@ubfc.fr)

Une fois le rapport du CSI validé et signé par l’école doctorale, il est transmis au doctorant et ses encadrants pour signature.

A la fin de la réunion CSI, les membres CSI doivent pouvoir répondre aux interrogations suivantes dans les trois catégories :

1/ AVANCÉES DE SA RECHERCHE

→ La question de recherche a-t-elle bien été cernée ? Est-ce que le/la doctorant.e est en mesure de situer ses travaux dans le contexte scientifique international, d’identifier ce que ses travaux pourront apporter au champ de connaissances, ce qui pourra constituer l’originalité de la thèse ?

→ Le/la doctorant.e a-t-il/elle une vision claire de la démarche de recherche engagée, des travaux de recherche à mener avant la soutenance ?

→ Les travaux de recherche avancent-ils de manière satisfaisante ? Le projet doctoral peut-il s’inscrire dans la durée initialement prévue pour préparer la thèse ? Si ce n’est pas le cas, de combien de mois faudrait-il prolonger la durée de préparation de la thèse pour permettre la soutenance ?

→ Est-ce que le/la doctorant.e a des productions écrites substantielles (revue de bibliographie, articles, chapitres de la thèse…) ? Dans ce cas, quelles ont été les modalités de travail entre doctorant.e et encadrant.e pour la rédaction et la relecture des productions écrites ? Les principes d’intégrité scientifique liés à la publication, de signature et de droit d’auteur sur les productions scientifiques sont-elles connues du/de la doctorant.e ?

2/ CONDITIONS DE SA FORMATION DOCTORALE

→ Les conditions scientifiques, matérielles et financières nécessaires au bon déroulement du projet doctoral sont-elles présentes ?

→ Si le/la doctorant.e prépare sa thèse en parallèle d’une autre activité professionnelle, le partage du temps entre ses diverses activités est-il adapté ? Une révision des conditions de déroulement de son doctorat est-elle à prévoir (dérogation formation)?

→ Si le/la doctorant.e prépare sa thèse dans un cadre partenarial (interdisciplinaire, international ou avec une entreprise), les conditions de ce partenariat sont-elles satisfaisantes ? La collaboration est-elle réelle entre les différents acteurs ?

→ Comment sont portées les responsabilités de direction de la thèse par le/la directeur(trice) de thèse et les co-encadrant.e.s éventuels ? En cas de partage de la direction scientifique, le fonctionnement de l’équipe d’encadrement est-il satisfaisant ? Le rôle de chacun est-il bien compris du/ de la doctorant.e ?

→ Le dialogue entre doctorant.e et encadrant.e.s est-il satisfaisant ? Le/la doctorant.e est-il/elle bien intégré.e dans l’équipe ou l’unité de recherche, dans la communauté scientifique ?

→ Sa motivation, sa détermination pour avancer dans ses travaux est-elle bonne ?

→          Est-il/elle exposé à des risques psychosociaux ? Subit-il/elle ou subit-elle du harcèlement, des discriminations, …?

3/ DÉVELOPPEMENT DE SES COMPÉTENCES ET PRÉPARATION DE L’AVENIR

→ Les capacités de présentation du/de la doctorant.e sont-elles satisfaisantes ? Clarté, esprit de synthèse, qualité des supports, aisance orale, didactique ?

→ Est-ce que le/la doctorant.e dispose d’opportunités pour développer sa culture scientifique dans son domaine de recherche au sens large et son ouverture internationale (séminaires, écoles thématiques, …) ? Le développement de ses connaissances générales et de son expertise dans son domaine est-il satisfaisant ?

→ Où en est la préparation de son devenir professionnel ? Réflexions sur ses compétences, son plan de formations et d’activités complémentaires ? (cf. portfolio des compétences). A-t-il/elle ou a-t-elle des activités complémentaires autre que de recherche (missions d’enseignement par exemple ?).

→ Le/la doctorant.e ou la doctorante a-t-il/elle ou a-t-elle été sensibilisé.e à l’éthique de la recherche et à l’intégrité scientifique, aux enjeux de la science ouverte et de la diffusion des travaux de recherche dans la société, aux enjeux du développement durable ?