Comité de suivi de thèse ED SPIM 

Le comité de suivi de thèse est obligatoire d’après l’arrêté de mai 2016.

Dans ce comité est présent un représentant missioné l’ED SPIM, représentant indépendant de l’équipe de direction de la thèse.

En fin de 1ère année : questionnaires

Envoi d’un questionnaire aux encadrants et d’un questionnaire aux doctorants en fin de 1ère année. Retour des questionnaires lors de la ré-inscription.

Actions prévues :

– Prise de contact dans le cas des situations problématiques identifiées :

  1/ Soit de façon indépendante entre doctorants et directeurs de thèse si les réponses aux questionnaires divergent

2/ Soit de façon liée si les réponses convergent et avec l’accord du doctorant

– Exploitation pour l’entretien de deuxième année. Diffusion aux représentants de l’ED lors des entretiens de seconde année.

Au milieu de la 2ème année : entretiens

Objectif de cet entretien

Faire le point sur l’avancement de la thèse et éventuellement infléchir les modes de fonctionnement à l’aide de ce bilan à mi-parcours. Cet infléchissement ne peut être mis en oeuvre que par le doctorant et ses encadrants, les autres personnes présentes (des représentants désignés par l’ED) devant cependant prendre les moyens pour s’assurer que les modifications demandées ont bien été mises en œuvre. Ces entretiens se déroulent sur mars / mai de l’année universitaire.

Au préalable à ces entretiens sont désignés :

-des représentants locaux : collègues du département (ou laboratoire) où sont effectués les entretiens. Il organise le déroulement et participe à cette journée (ou ½ journée selon le nombre de doctorants de 2ème année à auditionner). Il envoie et récupère les questionnaires à remplir avant l’entretien.

– des représentants ED qui sont issus des laboratoires d’accueil des doctorants ED SPIM mais qui ne sont pas dans le département (ou laboratoire) dans lesquels seront effectués les entretiens. Ces représentants doivent n’avoir aucun lien en terme d’encadrement avec les doctorants qui sont auditionnés.

Forme et déroulement :

Avant l’entretien :

Au moins quinze jours avant l’entretien, le doctorant et l’encadrant principal reçoivent les questionnaires de l’organisateur local, accompagné du canevas de l’entretien. Ils remplissent chacun leur questionnaire respectif (un questionnaire pour l’équipe d’encadrement), de manière séparée, qu’ils adressent au représentant de l’ED au moins une semaine avant l’entretien. Cette étape permet au représentant de l’ED de s’imprégner des conditions de déroulement de la thèse et de son environnement général.

Le doctorant prépare un exposé de 10 à 15 minutes, après avoir lu le canevas proposé par l’ED. La partie concernant l’exposé du sujet de thèse doit être de type « vulgarisation », accessible à un scientifique non spécialiste tel que le représentant de l’école doctorale.

L’entretien

Durée : 45 mn à 1 h : il se déroule en 3 temps.

  • L’exposé suivi des questions (30 minutes) en présence des encadrants, du représentant local et du représentant ED et éventuellement du directeur de département / laboratoire et d’un autre doctorant.
  • Un entretien en tête à tête entre le doctorant et le représentant ED
  • Un entretien en tête à tête entre l’encadrement et le représentant ED.

Après l’entretien :

Le représentant de l’ED rédige :

– un bref rapport général, non nominatif, sur le déroulement de la journée d’auditions. Ce rapport pourra indiquer des éléments de ressenti des doctorants (par exemple, commentaires sur le caractère approprié des cours), l’ambiance dans le département, les moyens à disposition pour les doctorants.

– un rapport nominatif mentionnant les problèmes à résoudre et les solutions envisageables, éventuellement abordées au cours des entretiens.

Les deux rapports sont adressés à l’ED.

Bilan :

Une réunion de bilan est organisée au cours du mois de mai entre les représentants de l’ED et le bureau de l’ED. Il s’agira de discuter des actions à entreprendre pour les situations problématiques.

Si le représentant de l’ED détecte une situation délicate à traiter en urgence au cours des entretiens, il doit contacter au plus vite le bureau de l’ED sans attendre la réunion de synthèse la direction de l’ED.

Avant chaque réinscription dérogatoire :

Entretien téléphonique avec l’encadrement de la thèse et le doctorant avant chaque réinscription dérogatoire (à partir de la réinscription en 4ème année).

L’objectif de cet entretien est de suivre l’avancement de la thèse en vue de la soutenance qui devrait être planifiée. C’est l’occasion de vérifier s’il n’y a pas en particulier des gros problèmes de rédaction du manuscrit et que tout est mis en œuvre pour une finalisation proche de la thèse du doctorant. Cet entretien conditionne la réinscription en année dérogatoire. A la suite de cet entretien, si le comité de suivi de thèse de l’ED SPIM le juge, un avis défavorable à la réinscription peut être donné.