A l’UFC, la procédure à suivre pour des déplacements dans le cadre de votre thèse a été clarifiée avec la Direction des ressources humaines de l’UFC et par décision du Conseil académique du 06/05/2014 :

Lorsque vous êtes amené(e) à vous déplacer dans le cadre de vos recherches doctorales (travail sur site, participation à un colloque, un séminaire…), vous devez préalablement compléter une demande d’autorisation d’absence, et cela quelque soit votre statut (salarié, étudiant…).

– Si vous êtes salarié(e) de l’Université de Franche-Comté, et notamment si vous êtes en contrat doctoral payé par l’UFC, vous devez impérativement compléter une “demande d’autorisation d’absence du personnel de l’enseignement supérieur (valant ordre de mission)” et la faire suivre dans les délais requis pour signature à votre directeur de laboratoire et au directeur de votre UFR (voire au Président de l’UFC dans certains cas) : voir site du personnel UFC.

– Si vous n’êtes pas salarié(e) de l’UFC, vous devez établir un Ordre de mission sans frais de votre établissement (UFC, uB, UTBM, ENSMM ou AgroSup), le signer et le faire signer. Ce formulaire vous permettra d’obtenir l’accord de l’établissement quant au déplacement que vous envisagez. Si vous ne complétez pas ce document en amont, vous n’aurez de fait pas l’accord de l’établissement pour votre déplacement qui ne pourra donc pas être considéré comme réalisé dans le cadre de vos études (avec les conséquences que cela peut avoir pour d’éventuelles demandes de remboursements de frais, et surtout en matière de responsabilité et d’assurance).

Cette démarche administrative, ne vous exempte pas, bien au contraire, d’obtenir l’aval de votre directeur de thèse pour vos déplacements dans le cadre de vos recherches et d’en informer votre école doctorale, mais ces accords de principe ne sauraient se substituer à la procédure officielle que vous devez suivre.

Pour toute question sur cette procédure, rapprochez-vous de votre laboratoire ou du service ressources humaines de votre composante (les écoles doctorales n’interviennent pas dans le circuit des signatures de ces deux formulaires).