INSCRIPTION EN PREMIÈRE ANNÉE

Calendrier : du 1er septembre au 13 novembre 2023

Pour les thèses CIFRE et les cotutelles, une tolérance est accordée au-delà du 13 novembre 2023

Comment s’inscrire ?

L’inscription en doctorat se déroule en plusieurs étapes (procédure complète ci-dessous) :

  1. Acquittement de la Contribution Vie Etudiante et de Campus (CVEC) : collectée par le CROUS, cette contribution d’un montant de 100€ est destinée à « favoriser l’accueil et l’accompagnement social, sanitaire, culturel et sportif des étudiants et à conforter les actions de prévention et d’éducation à la santé ». Pour payer la CVEC, rendez-vous sur https://www.merservices.etudiant.gouv.fr, rubrique Contribution Vie Etudiante et de Campus. ATTENTION : les doctorants en cotutelle ayant payé leur inscription dans l’université partenaire ne paient ni la CVEC, ni les frais d’inscription à UBFC. En revanche, ces doctorants doivent obtenir une attestation CVEC sur le site du CROUS, mais ne la paient pas ou demandent à être remboursés.
  1. Une inscription pédagogique auprès d’Université Bourgogne Franche-Comté (UBFC) : création de votre profil sur le site ADUM (www.adum.fr) (tutoriel ci-dessous).

      3. Sur ADUM, renseigner tous les champs requis, déposer tous les documents nécessaires en un seul PDF :

  • Attestation CVEC
  • Si vous êtes en cotutelle et que vous avez payé les frais d’inscription dans l’université partenaire : copie du certificat de scolarité
  • CV
  • Justificatif de financement (copie contrat de travail, copie attestation de bourse…) – Sauf pour les doctorants recrutés en contrat doctoral (votre candidature a été validée lors de la commission du mois de juin, vous n’avez pas encore votre contrat doctoral au moment de l’inscription)
  • Si vous êtes en thèse CIFRE  : Courrier d’acceptation de l’ANRT
  • Copie du diplôme permettant l’inscription en thèse + relevé de notes
  • Descriptif du projet de thèse
  • Copie de la pièce d’identité
  • Plan Individuel de Formation (tableau EXCEL ci-dessous à compléter avec votre directeur de thèse )
  • Dépôt d’une photo d’identité sur votre profil ADUM conseillé pour l’édition de votre carte d’étudiant 
  • Si vous dépendez de l’UTBM UNIQUEMENT : Attestation de responsabilité civile

     4. IMPORTANT – Attention lorsque vous renseignez votre diplôme vous permettant de vous inscrire en thèse : si vous avez obtenu votre diplôme dans un pays hors processus de Bologne (liste des pays en faisant partie dans la procédure d’inscription ci-dessous), vous devez choisir “Diplôme étranger” dans le menu déroulant et bien indiquer le pays d’obtention.

     5. Paiement des droits d’inscription auprès de l’établissement de préparation de la thèse (Montant : 380€). Une fois votre demande d’autorisation d’inscription validée sur ADUM par la direction de l’école doctorale, vous recevrez un message d’ADUM vous invitant à procéder au règlement des droits d’inscription. Plusieurs possibilités vous sont proposées pour le paiement, en fonction de votre situation :

– Doctorants qui dépendent de l’UFC (site de Besançon)

  • UNIQUEMENT si vous avez déjà été inscrit à l’Université de Franche-Comté et si vous possédez un numéro étudiant UFC : vous pouvez demandez à payer les frais de scolarité en ligne par carte bancaire (en une fois du 01/09/2023 au 13/11/2023 ou en 3 fois uniquement du 01/09/2023 au 10/10/2023). Vous devez attendre de recevoir le mail  de l’école doctorale avec le lien vous permettant d’effectuer le paiement en ligne.
  • Par virement bancaire : en cochant ce mode de paiement, le relevé d’identité bancaire de l’Université de Franche-Comté sera disponible dans votre espace personnel. Une fois le virement confirmé par votre banque, n’oubliez pas de déposer le justificatif de paiement sur votre espace personnel ADUM (confirmation de votre banque que le virement a été exécuté). Seront automatiquement refusés par UBFC : les captures d’écran, les justificatifs de paiement sans aucun nom, les documents indiquant indiquant “virement en attente” ou “virement en cours”.
  • Par chèque bancaire, à l’ordre de l’Agent Comptable UFC. Le chèque sera à envoyer à : Alika ROSSETTI – UBFC – ED SPIM – 32, avenue de l’Observatoire – 25000 BESANCON ou à déposer au secrétariat de l’école doctorale (même adresse). Merci de bien préciser vos noms et prénoms au dos du chèque.
  • Si vous êtes doctorant boursier (CAMPUS FRANCE, CSC par exemple), si vous êtes en cotutelle et que vous avez déjà payé les frais d’inscription dans l’université partenaire, vous ne payez pas les frais d’inscription à UBFC, vous devez donc cocher “Exonération des frais”.

Doctorants qui dépendent de l’UTBM (site de Belfort) :

Informations pour le paiement à demander à Madame Chainez BOUSSAHA (chainez.boussaha@utbm.fr)

-Doctorants qui dépendent de l’UB (site de Dijon) :

Informations à demander à Madame Céline DAUBIGNEY (celine.daubigney@u-bourgogne.fr)

     6. La réception de votre carte multiservices par courrier : le Pass UBFC

TOUT DOSSIER INCOMPLET SERA REJETÉ

Calendrier : du 1er septembre au 13 novembre 2023

ATTENTION :  Ce calendrier doit être IMPÉRATIVEMENT respecté. Au-delà du 13 novembre 2023, UBFC se réserve le droit de déclarer votre thèse en abandon si votre réinscription n’est pas effective.

POURQUOI FAIRE LES DÉMARCHES POUR VOUS RÉINSCRIRE DES LE 1ER SEPTEMBRE ?

  • Vous aurez ainsi rapidement à disposition votre certificat de scolarité 2023/2024, utile pour vos démarches personnelles et administratives.
  • C’est une démarche rapide et facile à effectuer. Aucun papier, tout se fait en ligne sur www.adum.fr
  • Vous réinscrire le plus tôt possible vous permet de bénéficier du paiement des frais de scolarité en 3 fois (ce n’est possible que jusqu’au 10 octobre 2023).
  • Entre le mois d’octobre et le mois de décembre, les soutenances sont nombreuses. Finaliser votre réinscription le plus tôt possible dès septembre permet au secrétariat de l’école doctorale d’être plus disponible pour les doctorants qui préparent leurs soutenances et leur assurer un suivi de qualité.
  • La réinscription dans le respect du calendrier indiqué est une obligation.

RAPPEL : les doctorants qui soutiennent leur thèse avant le 31 décembre 2023 ne doivent pas se réinscrire et ne paient pas la CVEC.

 

Comment se réinscrire ?

L’inscription en doctorat se déroule en plusieurs étapes (procédure complète ci-dessous) :

  1. Acquittement de la Contribution Vie Etudiante et de Campus (CVEC) : collectée par le CROUS, cette contribution d’un montant de 100€ est destinée à « favoriser l’accueil et l’accompagnement social, sanitaire, culturel et sportif des étudiants et à conforter les actions de prévention et d’éducation à la santé ». Pour payer la CVEC, rendez-vous sur https://www.merservices.etudiant.gouv.fr, rubrique Contribution Vie Etudiante et de Campus. ATTENTION : les doctorants en cotutelle ayant payé leur inscription dans l’université partenaire ne paient ni la CVEC, ni les frais d’inscription à UBFC. En revanche, ces doctorants doivent obtenir une attestation CVEC sur le site du CROUS, mais ne la paient pas ou demandent à être remboursés.
  1. Une inscription pédagogique auprès d’Université Bourgogne Franche-Comté (UBFC) : vous faites la demande d’autorisation de réinscription sur le site ADUM (www.adum.fr), en vous rendant sur votre espace personnel (procédure et tutoriel ci-dessous)

      3. Renseigner tous les champs requis, déposer tous les documents nécessaires en un seul PDF :

  • Justificatif de financement UNIQUEMENT SI CELUI-CI A CHANGE (copie du contrat de travail/attestation de bourse, etc.)
  • Attestation CVEC
    Descriptif de l’avancement de la thèse (entre 1 et 3 pages)
  • Rapport Comité de Suivi Individuel de Thèse (Attention n’oubliez pas de renseigner les informations concernant votre Comité de Suivi Individuel sur votre espace personnel ADUM)
  • Pour tous les doctorants s’inscrivant au-delà de la 3ème année (quelque soit le motif) : Formulaire de demande de prolongation de thèse rempli et signé par vous, votre directeur de thèse et votre directeur de laboratoire (la direction de l’école doctorale validera à réception du dossier sur ADUM)
  • UNIQUEMENT si vous dépendez de l’UTBM : Attestation de responsabilité civile
  • Plan Individuel de Formation mis à jour (Tableau Excel ci-dessous)

4. Paiement des droits d’inscription auprès de l’établissement de préparation de la thèse (Montant : 380€). Une fois votre demande d’autorisation d’inscription validée sur ADUM par la direction de l’école doctorale, vous recevrez un message d’ADUM vous invitant à procéder au règlement des droits d’inscription.

– Doctorants qui dépendent de l’UFC (site de Besançon)

  • Paiement en ligne par carte bancaire requis (en une fois du 01/09/2023 au 13/11/2023 ou en 3 fois uniquement du 01/09/2023 au 10/10/2023). Vous devez attendre de recevoir le mail  de l’école doctorale avec le lien vous permettant d’effectuer le paiement en ligne.
  • Si vous êtes doctorant boursier (CAMPUS FRANCE, CSC par exemple) ou si vous êtes en cotutelle et que vous avez déjà payé les frais d’inscription dans l’université partenaire, vous ne payez pas les frais d’inscription à UBFC, vous devez donc cocher “Exonération des frais”.

Doctorants qui dépendent de l’UTBM (site de Belfort) :

Informations pour le paiement à demander à Madame Chainez BOUSSAHA (chainez.boussaha@utbm.fr)

-Doctorants qui dépendent de l’UB (site de Dijon) :

Informations à demander à Madame Céline DAUBIGNEY (celine.daubigney@u-bourgogne.fr)

5. La réception de votre sticker 2023/2024 par courrier, à coller sur votre pass UBFC.

TOUT DOSSIER INCOMPLET SERA REJETE